Effizientes Dokumentenmanagement für Unternehmen

Cloud-basierte Services sind der Schlüssel zu einem zukunftssicheren und effizienten digitalen Dokumentenmanagement. Sie bieten die Möglichkeit, den Speicherbedarf flexibel und unkompliziert zu skalieren, ohne in teure Hardware investieren zu müssen. Dank flexibler Kostenmodelle stellt die Cloud zudem eine kostentransparente und effektive Lösung zur Speicherung digitaler Daten dar. In Kombination mit einem modernen Dokumentenmanagement-System (DMS) bildet sie eine Grundlage für ein zukunftsfähiges, digitales Arbeiten. Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements erfordert jedoch eine gründliche Planung. Um den Prozess strukturiert und erfolgreich zu gestalten, sollten Sie die folgenden sieben Schritte beachten:

1. Schritt: Status Quo des Unternehmens

Bevor Sie mit der Implementierung eines DMS beginnen, ist es wichtig, den Ist-Zustand Ihres Unternehmens und der relevanten Abteilungen zu analysieren. So können Sie gezielt den Bedarf ermitteln und feststellen, welche Systeme für ein digitales Dokumentenmanagement erforderlich sind. Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein und identifizieren Sie Optimierungspotenziale, insbesondere in Bereichen mit hohem Papierverbrauch. Der Nutzen eines DMS liegt klar auf der Hand: Es verbessert interne Abläufe, spart Kosten für Lagerflächen und hilft bei der Einhaltung von Datenschutzvorgaben. Ermitteln Sie zudem, welchen konkreten Mehrwert das DMS Ihrem Unternehmen bringen soll.

2. Schritt: Der Zeitraum für die Einführung eines DMS-Systems

Ein DMS sollte nicht nur aktuelle Anforderungen erfüllen, sondern auch langfristig skalierbar sein. Auch wenn Sie momentan keine Cloud-Lösung bevorzugen, sollten Sie dies in Erwägung ziehen, da die Datenmengen in Unternehmen stetig zunehmen. Ein flexibles System, das sowohl In-House- als auch Cloud-Lösungen unterstützt, bietet Ihnen maximale Flexibilität und hilft Ihnen, auf künftige Anforderungen vorbereitet zu sein.

3. Schritt: Bestimmung der Integrationspunkte eines DMS

Die Integration ist eine der zentralen Funktionen jedes Dokumentenmanagement-Systems (DMS). So wie die GastroHero GmbH ihre Integrationspunkte zur Steigerung der betrieblichen Effizienz identifiziert hat, können auch Sie durch eine Analyse Ihrer Workflows die relevanten Schnittstellen für Ihr Unternehmen bestimmen. Nachfolgend sind einige Beispiele für häufige Integrationspunkte in drei wichtigen Arbeitsbereichen aufgeführt:

• Rechnungsfreigabe: Um den Dokumentenfluss nahtlos mit Ihren Finanzdaten zu verbinden, ist die Integration eines DMS in ein Buchhaltungs- oder ERP-System unerlässlich. Für kleinere Unternehmen eignen sich Systeme wie Lexware, während größere Unternehmen häufig auf Lösungen wie Microsoft Dynamics setzen.
• Mitarbeiter-Onboarding: Personalabteilungen arbeiten häufig mit HR-Software wie Oracle HCM Cloud. Ein DMS unterstützt hier durch die Automatisierung von Prozessen, um sicherzustellen, dass Dokumente datenschutzkonform erfasst, verarbeitet und gespeichert werden.
• Vertragsmanagement: Im Bereich Vertragsmanagement ist die Einbindung von Microsoft Word oft entscheidend. Die Integration eines DMS mit Word ermöglicht es, Dokumente in strukturierte Workflows zu integrieren und gleichzeitig eine Versionskontrolle durchzuführen – ein wichtiger Faktor für den Erfolg von Rechts- und Beschaffungsteams. Durch die Identifizierung und Implementierung dieser Integrationspunkte können Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen nachhaltig steigern.

4. Schritt: Welche Lösung und welcher Anbieter passen zu Ihrem Unternehmen?

Sobald Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern klare Ziele für das Dokumentenmanagement-System (DMS) definiert haben, ist es Zeit, einen kompetenten Partner zur Umsetzung zu kontaktieren. Mit ihm legen Sie Ihre „Must-Haves“ und „Nice-to-Haves“ fest, basierend auf Ihren spezifischen Anforderungen. Der Realisierungspartner entwickelt daraufhin eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihre Investition sinnvoll unterstützt und langfristig zu mehr Effizienz in den Arbeitsabläufen führt. Bereits in dieser Phase sollte der Anbieter konkrete Vorschläge zur Lösung relevanter Probleme – wie der Bearbeitung von Rechnungen oder Lieferscheinen – auf Basis eines geeigneten DMS bieten. Wichtig ist, dass der Anbieter zu Ihrem Unternehmen passt. Prüfen Sie, ob es sich um ein junges Cloud-Startup oder um einen erfahrenen DMS-Hersteller handelt. Erfahrung ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Umsetzung und sollte vom Anbieter eingebracht werden. Ein erfahrener Partner wird Ihnen einen umfassenden Überblick über die für Ihr Unternehmen passende DMS-Lösung präsentieren. Im besten Fall erhalten Sie alle notwendigen Funktionen inklusive Betreuung, Service und Schulung aus einer Hand, was eine nahtlose Einführung sicherstellt.>

5. Schritt: Bewertung und Auswahl von Anbietern

Im letzten Schritt sollten Sie den passenden Partner für Ihr Unternehmen finden, besonders wenn es sich um kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) handelt. Einige bewährte Ansätze zur Suche nach DMS-Anbietern sind:

• Analyse von Berichten von Gartner, Inc., Forrester Research, Inc. und AIIM
• Besuch von Bewertungsplattformen wie G2 Crowd, Capterra und Peer Insights
• Das Lesen veröffentlichter Fallstudien

Sobald Sie eine Liste potenzieller Anbieter zusammengestellt haben, stellen Sie sich die folgenden sechs Fragen, um die Liste einzugrenzen:

• Wie vollständig ist das Cloud-Angebot? Viele Anbieter behaupten, Cloud-Services anzubieten, basieren jedoch auf veralteter Technologie. Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter ein cloudbasiertes System mit Funktionen wie Dokumentenmanagement und Workflow-Management bereitstellt, das von jedem Gerät aus zugänglich ist.
• Wie benutzerfreundlich ist die Anwendung? Die Akzeptanz und Nutzung eines DMS-Systems hängt stark von der Benutzerfreundlichkeit ab. Wählen Sie ein intuitives System, das von Ihren Mitarbeitern problemlos genutzt werden kann.
• Ist die Infrastruktur global verfügbar? Das System sollte weltweit verfügbar, schnell, redundant, skalierbar und leistungsstark sein. Vermeiden Sie Anbieter, die auf lokale Rechenzentren beschränkt sind, da diese oft nicht die gleichen Vorteile bieten.
• Liegen Sicherheit und Datenschutz im Fokus? Ihre Daten müssen sicher gespeichert werden, um Compliance-Vorschriften einzuhalten. Achten Sie darauf, dass der Anbieter Datentrennung und Verschlüsselung bietet und keine Kompromisse bei der Sicherheit macht.
• Ist die Integration mit anderen Anwendungen reibungslos? Eine nahtlose Integration ist entscheidend für die Effizienz. Vermeiden Sie Anbieter, bei denen die Integration kompliziert ist oder zusätzliche Unterstützung erfordert, da dies zusätzliche Kosten verursacht.
• Hat der DMS-Anbieter einen guten Ruf? Wählen Sie einen Anbieter mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz, der zeigt, dass er seine Versprechen hält.

6. Schritt: Wie schnell möchten Sie die Einführung des DMS umsetzen?

Der Zeitrahmen für die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems hängt von der Branche, Unternehmensgröße und den betriebswirtschaftlichen Zielen ab. Die Einführung kann in einem Zeitraum von 90 Tagen oder über mehrere Monate hinweg erfolgen. Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern sollten Sie festlegen, wie dringend das DMS benötigt wird und welche zeitliche Umsetzung realistisch ist – ohne dabei unnötigen Druck auf das Unternehmen auszuüben. Wichtig ist, dass die Einführung des DMS keinen zusätzlichen Aufwand für Ihr Unternehmen bedeutet. Der laufende Betrieb sollte möglichst reibungslos weiterlaufen. Daher ist eine nahtlose Integration des DMS in Ihre bestehende Arbeitsumgebung entscheidend.

7. Schritt: Wie rentiert sich ein Dokumentenmanagement-System?

Die Umstellung auf ein digitales DMS bringt natürlich Investitionskosten mit sich. Neue Technologien sowie die nötigen Fachkräfte zur Implementierung sind mit Ausgaben verbunden. Vergessen Sie nicht, auch die Schulung Ihrer Mitarbeiter einzuplanen – denn nur wenn diese sicher mit dem System umgehen können, entfaltet das DMS seinen vollen Nutzen. Um das Investment optimal zu nutzen, empfiehlt es sich, nach etwa sechs bis zwölf Wochen eine Nachanalyse durch den Anbieter durchzuführen. Ein Besuch vor Ort ermöglicht es, den Mitarbeitern wertvolle Tipps für ihre täglichen Arbeitsabläufe zu geben und die Produktivität weiter zu steigern. Sobald alle Abteilungen das DMS effektiv nutzen, werden Sie schnell feststellen, dass langwierige, manuelle Prozesse entweder automatisiert oder vollständig eliminiert werden. Ihr Unternehmen wird effizienter arbeiten, und die Investition zahlt sich aus.